يك نسبت عددي است كه حاصل مقايسه دو عدد ديگر مي‌باشند. به دلايل اينكه هيچ عددي به تنهايي معني دار نمي باشد براي اينكه به آن عدد معنا ببخشيم بايد مقدار آن با عدد ديگر مقايسه شود.

انتخاب نسبتها

قبل از انيكه براي سنجش عملكرد سازماني شاخصي را بتوان انتخاب كرد هدفهاي آن سازمان بايد تعريف و مشخص شوند. تنها وقتي معلوم شد كه سازمان كجا مي خواهد برود آنگاه مي توان اندازه گيري كرد كه تا چه ميزان به هدفهايش نزديك شده است. اگر سازماني تعدادي هدف داشته باشد بايد آنها را از نظر اهميت نسبي طبقه بندي كرد. اگر ظاهراً تناقضي بين دو هدف باشد بايد مشخص شود كدام برديگري ارجح است. البته مي تواند اين طبقه‌بندي قابل تغيير باشد. اولويت هدف‌ها نسبت به يكديگر مي تواند در طول زمان تغيير كند. زماني كه هدفي تحقق پيدا مي‌كند هدف ديگري مهمتر مي شود. اولويت در رسيدن به هدفها در عكس العمل به تغييرات حاصل از فشارهاي محيطي و خارجي مي تواند تغيير كند. همچنين بايد مشخص شود كه دسترسي به اين اهداف چگونه است و چگونه مي توانند ميان واحدها و قسمت‌هاي مختلف سازمان به هدف‌هاي فرعي تري تجزيه شوند. هر قسمت بايد داراي هدفي روشن و منطقي و سازگار با ساير هدفها بوده و در عين حال هر هدف فرعي نيز قابل تحقق باشند. به اين اساس مي توان 10 اصل را براي انتخاب شاخص‌ها يا نسبت‌ها در نظر گرفت.

• اگر ممكن باشد براي مدير تنها يك شاخص مهم و اصلي داشته باشد. به طوري كه اين شاخص درجه موفقيت او را به طور روشن به همراه چند شاخص كمكي و فرعي ديگر نشان بدهد و مقادير اين شاخص ها مشخص كنند تا چه ميزان سازمان در رسيدن به هدفهايشان موفق بوده است. در انتخاب شاخص‌هاي فرعي و كمكي ديگر در نظر گرفتن شش اصل بعدي مفيد خواهد بود.
• شاخص‌ها بايد منطقاً به هم مرتبط باشند. به عبارتي از نظر رياضي به هم مربوط باشند.
• از شبه شاخص ها نبايد استفاده كرد. شبه شاخص‌ها نتيجه تقسيم دو مقداري هستند كه به هم مرتبط باشند. به طوري كه بر اساس آنها نمي توان از واقعيت سازمان مطلع شد.
• براي مدير بايد شاخص هايي را معرفي كرد كه اين شاخص ها منجر به اقدام از سوي وي شود. چه به صورت فردي يا اگر ضروري است به طور مشترك همراه با همكاران.
• هر شاخص بايد جنبه مهمي از عملكرد سازمان را اندازه گيري كند نه جنبه كم اهميت را.
• نسبت هزينه كسب اطلاعات براي محاسبه شاخص به منافع احتمالي مديريت بايد همواره در ذهن باشد.
• تعداد نسبت هايي كه بايد براي هر مدير تهيه شود تا آنجا كه ممكن است بايد حداقل باشند. هيچ چيزي به عنوان مجموعه‌اي ايده آل و مناسب از شاخص ها براي كليه سازمانها مديران در همه زمان ها وجود ندارد.

از اين رو سه اصل اساسي ديگر را بايد در نظر داشت.

• شاخص‌هاي متفاوتي براي سازمانهاي گوناگون و حتي موسسات مختلف در درون يك سازمان كه با شيوه‌هاي مختلف اداره مي شوند، وجود دارد كه قابل تعريف مي باشند.
• يك سازمان در سطوح مختلف مديريتي نيازمند شاخص هاي متفاوتي مي‌باشند. همچنين مديران با مسئوليتهاي مختلف در يك سطح سازماني يكسان از نظر سلسله مراتب سازماني داراي شاخص هاي گوناگون مي‌باشند.

10-نياز مدير به شاخص هاي معين با تغيير مسئله و مشكلي كه با آن مواجه است تفاوت مي‌كند.

اين بدين معني است كه انتخاب شاخص ها كاري است كه بايد براي هر سازمان و هر مديري مجزا انجام شود.

بهرحال شباهت هاي قابل ملاحظه‌اي بين شاخص‌ها وجود دارد. اگرچه بايد شاخص‌هاي خاصي به هرحال شباهت هاي قابل ملاحظه‌اي بين شاخص ها وجود دارد. اگرچه بايد شاخص‌هاي خاصي براي سازمان تعريف كرد. هر مدير گهگاه (مثلا سالي يكبار) بايد مروري بر شاخصهاي هدف خود بكند. شاخص‌هايي كه اطلاعاتي مفيد را براي مدير نمي دهد  تا او بتواند بر اساس اطلاعات ناشي از آنها اقدام لازم را انجام دهد، بايد كنار گذاشته و اصلاح كند. براي كسب حجم اطلاعاتي كه مدير دريافت مي‌كند تمايل رو به رشدي وجود دارد. كيفيت اطلاعات فراهم شده توسط مدير اگر بهبود نيابد رشد جمع آوري و پردازشي انبوهي از اطلاعات زياد كار ساز نخواهد بود.

مهم است كه شاخص اصلي يا نحوه‌اي كه از اين شاخص استفاده و تفسير مي‌شود طوري باشد كه:

الف- تمايل به كسب اطلاعات درباره آن شاخص زياد باشد به طوري كه استفاده ازآن منجر به اقداماتي كه براي سازمان در آينده مفيد است بشود.

ب- شاخص‌ مناسب ميتواند با اقداماتي حاصل شود كه ممكن است براي سازمان روشهاي مفيدي را به دنبال نداشته باشد. (25)