۳- احترام به مالکیت بر تمام مردم جامعه واجب است. ‌بنابرین‏ سندی که حاکی از نقل و انتقال یک مال می شود باید به گونه ای تنظیم شود که در مقابل همه مردم قابل استناد باشد و چنین سندی تنها سند رسمی است.

سند رسمی است که مفاد و مندرجات آن در مقابل اشخاص ثالث اعتبار دارد و کسی نمی تواند منکر آن ها شود بر خلاف سند عادی قولنامه که به نسبیت اعتبار قابل استناد می‌باشد.

۴- تنظیم سند رسمی فواید جانبی دیگری هم دارد: مثلاً دولت آن را وسیله قرار داده برای اینکه مالیات ها و عوارضی که لازم است برای ملک قبل از معامله وصول شود، ولی پذیرش سند عادی این حکمت را نیز بیهوده می‌کند^[۳۶].

گفتار سوم: تفاوت سند رسمی و سند عادی

سند اعم از اینکه رسمی باشد یا عادی در مقام اثبات یا رد دعوی معتبر است، فقط تفاوتشان در قوت و ضعف این حجیت است. قوی ترین سند در مقام اثبات “سند رسمی” است که بین طرفین و اشخاص ثالث حجت است اما سند عادی اگر مُعِد برای اثبات باشد باز هم کمتر از سند رسمی دارای اعتبار و قوت است زیرا اگر طرف دعوی آن را مورد تردید و انکار قرار دهداعتباری برای آن باقی نمی ماند مگر اینکه به اصالت آن رسیدگی شود.^[۳۷] یا به نحوی از انحاق مندرجات سند رسمی را در خصوص رسید وجه یا مال یا تعهد به تأدیه وجه یا تسلیم مال معتبر ندانند به شش ماه تا یکسال انفصال موقت محکوم خواهند شد».

بنداول- تفاوت از حیث شکل

سند رسمی، سند شکلی است. اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی و یا مأمورین رسمی مکلفند مطابق شرایط شکلی مقرر و در فرم مخصوص آن را تنظیم نمایند، در غیر اینصورت آن ورقه فاقد اعتبار اسناد رسمی خواهد بود، ولی اسناد عادی تابع تشریفات خاصی نیست، مگر ‌در مورد اسناد تجاری، دفاتر تجاری و وصیت نامه خود نوشت (ماده ۲۷۸ ق.م)^[۳۸].

تشریفات پیش‌بینی شده برای تنظیم اسناد رسمی به سه دسته تقسیم می شود:

۱- تشریفاتی که عدم رعایت آن ها سند را از سندیت می اندازد مانند امضاء متعاملین ویایکی از ایشان.

۲- تشریفاتی که سند را از رسمیت می اندازد. هرگاه در تنظیم سند تمام تشریفاتی را که قانون و یا آیین نامه که به دستور قانون تهیه شده در تنظیم سند لازم بداند، رعایت شود، سند رسمی محسوب
می شود، لذا عدم رعایت آن موجب از رسمیت افتادن سند خواهد شد. ‌بنابرین‏، اگر سندی توسط غیر مأمور رسمی تنظیم شود و یا یکی از تشریفات مقرر قانونی مانند حدود صلاحیت و عدم مطابقت با مقررات رعایت نشود، این سند رسمی نخواهد بود. ماده ۱۲۹۳ ق.م مقرر می‌دارد هرگاه سند به وسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده، لیکن تأیید صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را نکرده باشد.

۳- تشریفاتی­که سند را از رسمیت می اندازد، ولی قوه اجرائی آن را می‌گیرد. مانند عدم الصاق تمبر؛ چنان که ماده ۱۲۹۴ ق.م مقرر می‌دارد: «عدم رعایت راجع به حق تمبر، سند را از رسمیت خارج نمی کند».

بند دوم: تفاوت از حیث موضوع

مأمور رسمی که سند را تنظیم می کند محدود به موضوع و یا موضوعات خاصی است، مثلاً سردفتر ازدواج و طلاق مجاز نیست سند انتقال اتومبیل یا صلح تلفن و یا آپارتمانها را به ثبت برساند و بالعکس، به عبارت دیگر در اسناد رسمی در محدوده موضوع اختصاصی است، ولی در خصوص اسناد عادی در مفهوم کلی چنین اختصاصی وجود ندارد و هر چند ‌در مورد اسناد عادی تجارتی قید موضوع اختصاص یافته، مشاهده می شود.

بندسوم:تفاوت از حیث مکان

مأمور تنظیم کننده سند رسمی مکلف است سند را در حوزه صلاحیت خود تنظیم کند و مجاز نیست خارج از دائره اختصاص یافته یا به عبارت دیگر، خارج از قلمرو صلاحیت خود مبادرت به تنظیم سند کند، ولی ‌در مورد اسناد عادی چنین محدودیتی وجود ندارد. هر چند ‌در مورد اسناد تجاری محل تنظیم از حیث مهلت های مقرر راجع به واخواست و طرح دعوی مؤثر است.

بندچهارم: تفاوت از حیث حجیت

در مقام اثبات نسبت به سند عادی امکان اظهار انکار و تردید و ادعای جعل وجود دارد، ولی نسبت به سند رسمی اظهار انکار و تردید مسموع نمی باشد و فقط ادعای جعلیت مسموع است. ماده ۱۲۹۲ ق.م مقرر می‌دارد: «در مقابل اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی را دارد، انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند ادعای جعلیت به اسناد مذبور کند یا ثابت نماید که اسناد مذبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است»^[۳۹].

بندپنجم: تفاوت از حیث قوه اجرائی

به موجب ماده ۹۲ ق.ث «مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم الاجرا است، مگر ‌در مورد تسلیم منقولی که شخص ثالثی متصرف و مدعی مالکیت آن باشد» و ماده ۹۳ ق.ث نیز مقرر می‌دارد: «کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم الاجرء است».

‌بنابرین‏، با توجه به مدلول مواد فوق ملاحظه می‌گردد که بدون مراجعه به دادگاه و رسیدگی قضائی اجراء مفاد سند را بخواهد، ذینفع می‌تواند مشروط به اینکه در تصرف شخص ثالث و مدعی مالکیت نباشد. حال آنکه، در خصوص اسناد عادی چنین وصفی وجود ندارد، جزء ‌در مورد چک که از این جهت، در حکم اسناد لازم الاجراست^[۴۰].

بندششم: تفاوت از حیث قابلیت استناد

به موجب مواد ۱۲۹۰ و ۱۳۰۵ ق.م سند رسمی بر خلاف اصل نسبی بودن تعهدات در خصوص تاریخ تنظیم حتی، نسبت به اشخاص ثالث نیز قابل استناد است، لیکن در خصوص اسناد عادی، اصل سند در تعهدات حاکم است و صرفاً نسبت به طرفین و وراث و قائم مقام قانونی آن ها معتبر است. ماده ۲۲ ق.ث نیز مقرر می‌دارد: « همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید، دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی را که ملک مذبور به آن منتقل گردیده و این انتقال دردفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مذبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد، مالک خواهد شناخت»^[۴۱].

بندهفتم: تفاوت از حیث امتیاز

به استناد بند «الف» ماده ۱۰۸ و بند ۴ ماده ۱۴۵ ق.آ.د.م: « دارنده سند رسمی معاف از پرداخت خسارات احتمالی جهت تأمین خواسته و تأمین از اتباع بیگانه است، ولی اسناد عادی فاقد چنین امتیازاتی است. البته، اسناد عادی تجاری وضعیت خاص خود را دارا است و قانون‌گذار امتیازات و ویژگی های خاصی برای آن در نظر گرفته است^[۴۲].

بندهشتم: تفاوت از حیث اعتبار (محتویات، مندرجات و مواد اسناد رسمی)