هر شغل متشكل از مجموعه اي از وظايف است كه انجام صحيح آنها موجب دستيابي به اهداف سازمان مي شود. طراحي شغل فرايندي است كه در خلال آن وظايف خاص هر شغل روش هاي مورد استفاده براي انجام آن وظايف و چگونگي ارتباط آن شغل، منعكس كننده شرايط و مقتضيات خاص آن شغل از نظر سازماني محيطي و رفتاري است.

در مورد سازمان طراحي شغل مناسب و اثر بخش از يك سو افزايش بهره‌وري ارتقاي كيفيت و محصولات يا خدمات را به همراه دارد و از سوي ديگر به واسطه تاثير مثبت بر كاركنان، موجب كاهش نرخ غيبت، نرخ جابجايي نيروي كار و كارگروهي بهتر مي شود. در مورد كاركنان نيز طراحي شغل مناسب موجب مي شود تا كار براي آنها جذابيت بيشتري پيدا كند. در ضمن كيفيت زندگي كاري بهبود مي يابد و كاركنان در كار خود از آزادي عمل بيشتري برخوردار مي شوند. و كار براي آنها هيجان انگيزتر و جالبتر مي شود. در يك طراحي شغل مناسب، اغلب مهارتهاي كاركنان مورد توجه قرار مي گيرد و جنبه‌هاي ماشيني كار كه ممكن است براي كاركنان خسته كننده و ملال آور باشند برطرف مي شود.

روش هاي طراحي شغل براي بهره وري

براي طراحي مشاغل يكي از دو روش ذيل را مي توان انتخاب كرد:

انطباق شغل با فرايند كار[1] ؛ يا انطباق شغل با افرادي كه مسئوليت انجام آن را به عهده دارد[2]، طرح هر شغل بايد با ضروريات فرايند كار هماهنگي و همخواني داشته باشد و همچنين وضعيت فرد يا افرادي را كه مسئوليت انجام آن را به عهده خواهد گرفت مورد توجه قرار دهد.

در گذشته هدف از طراحي شغل افزايش كارآيي بود و بر اساس فرايند كار تنظيم مي گرديد كه بيش از هر چيز تضمين كننده تداوم روند توليد محصولات يا عرصه خدمات در سازمان بود. اين روش كه به روش فرايندگرا[3] مشهور گشته است در سال هاي اوليه موفق و اثربخش بود. ولي براي كاركنان مناسب نبود. به همين دليل همزمان با ارتقا سطح آگاهيها و انتظاراتي كاركنان، مسائل آنها نيز در طراحي شغل بيش از پيش مورد توجه قرار گرفت.

انسانها، ماشين نيستند و هرگز نمي توانند همچون ماشين كار كنند. با وجود اين آنها قادر به انجام كارهايي هستند كه از توان هر دستگاه يا ماشيني خارج است. كاركنان از ويژگي هاي خاصي برخوردار هستند. اگر مسئولان تواناييها و نيازهاي نيروي انساني را در طراحي شغل مد نظر قرار دهند مي‌توان گفت كه روش مردم گرا[4] را برگزيده‌اند.

روش فرايندگرا

اين روش بر پايه كارآيي و استفاده از ويژگيهاي كاركردي[5] مشاغل بنا شده است. بدين شكل كه در ابتدا ساختار انواع مشاغل موجود در يك سازمان به دقت  مورد بررسي و تجزيه وتحليل قرار مي‌گيرد. سپس طرح آنها به گونه‌اي تدوين مي شود كه سطح كارآيي به حداكثر ممكن برسد. هزينه‌ها نيز كاهش يابد.

سطح كارآيي هر شغل به سه عامل بستگي دارد:

• × روش هاي مورد استفاده
• × ابزار وتجهيزات به كار گرفته شده
• × نحوه تركيب عامل انساني و ماشين

روش مردم گرا

به دليل ماهيت خسته كننده و ملال آور در روش فرايندگرا و اين واقعيت كه انسانها هرگز نمي توانند همچون ماشين كار كنند طراحان مشاغل رفته رفته برآن شدند تا طراحي در مشاغل حداكثر استفاده را از تواناييهاي كاركنان بكنند.

براي تدوين طراحي مشاغل بر اساس روش مردم گرا روش هاي مختلفي از جمله توسعه شغل، غني سازي شغل، ساده سازي كار، مديريت هدف گرا و گروههاي كار خود گردان مي توان نام برد. (2)

كارسنجي و بهره وري

اندازه گيري كار فرآيندي است كه بر اساس آن زمان لازم براي انجام يك كار مشخص مي شود. غالبا منظور اندازه گيري كار مدت زماني است كه فرد براي انجام يك وظيفه نياز دارد. چنانچه ميزان كار نيروي انساني به سرعت ماشين يا چرخه دستگاه ها بستگي داشته باشند. اين مدت زمان نيز محاسبه مي شود.

براي اندازه گيري كار روش هاي متعددي وجود دارد. در اينجا به برخي از روش هاي معمول براي اندازه گيري كار اشاره مي كنيم:

• ثبت تاريخي؛ بررسي ثبت هاي به عمل آمده در گذشته در مورد بهره وري و استفاده از آنها به عنوان داده هاي پايه.
• مطالعات زماني:[6] بررسي كار از طريق مشاهده آن در زمان انجام و استفاده از زمان سنج
• مطالعات حركت[7]: مشخص كردن حركات لازم براي انجام يك كار، اندازه‌گيري زمان لازم براي انجام هر يك از آن حركات و به دست آوردن حاصل جمع زمان لازم براي آن كار علاوه بر اين سه روش، روش هاي ديگري نيز براي اندازه گيري كار وجود دارد كه در آنها كم و بيش از همين اصول استفاده مي شود.

اطلاعات به دست آمده از اندازه گيري كار كاربردهاي بسياري دارد و مديران و سرپرستان مي توانند در موارد ذيل از آنها بهره گيرند.

• برآورد صحيح زمان لازم براي انجام يك كار
• طرح ريزي برنامه هاي واقع گرايانه كار
• ارائه استانداردهاي بهره وري به كاركنان از نظر زمان انجام يك كار و ميزان ستاده در زمان معين.
• برآورد هزينه نيروي كار براي توليد محصولات يا ارائه خدمات.
• ارائه مبنايي براي تعيين ميزان حقوقي و دستمزد و پاداش كاركنان (2).

[1] - Fit the job to the process

[2] - Fit the job to the people

[3] - Process- Centred approch

[4] - People- Centred  approch

[5] - Functional Specialization

[6] - Time Studies

[7] - Motion Studies